Każdy płatnik składek powinien na bieżąco sprawdzać poprawność dokumentów rozliczeniowych przekazywanych do ZUS po upływie każdego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli w dokumencie rozliczeniowym (tj. deklaracji rozliczeniowej lub imiennym raporcie miesięcznym) zostały podane nieprawidłowe informacje płatnik składek ma obowiązek przekazać do ZUS korygujący dokument rozliczeniowy zawierający prawidłowe dane w terminie 7 dni od stwierdzenia tych nieprawidłowości.
Ponadto, najpóźniej do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego, płatnik ma obowiązek sprawdzenia prawidłowości danych w przekazywanych do ZUS dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za ubiegły rok.(art. 41 ust. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W przypadku, gdy płatnik składek stwierdzi nieprawidłowości w złożonych za 2010 rok dokumentach rozliczeniowych, przekazuje do ZUS dokumenty korygujące.
Nałożenie na płatników składek obowiązku sprawdzania prawidłowości danych przekazanych do ZUS umożliwia weryfikację informacji zgromadzonych na indywidualnym koncie każdego ubezpieczonego.
Terminowość składania korekt dokumentów rozliczeniowych badana jest w trakcie kontroli płatników składek, a wszelkie nieprawidłowości w tym zakresie są wykroczeniem przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
